Connexion
L’adresse du logiciel est : https://portail.webluma.com/connexion
Vous devez renseigner votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants en haut de la page, puis cliquer sur le bouton « Connexion » pour vous connecter.
Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.
Dans le cas où vous vous souvenez plus de votre login, contactez Webluma (support.camping@webluma.com) afin que l’on puisse vous communiquer votre identifiant perdu ou générer un nouvel accès.
Sur le portail de connexion, cliquez sur le bouton « Première connexion ou mot de passe oublié ». Un lien vous sera envoyé sur votre boite mail depuis lequel vous pourrez générer un nouveau mot de passe.
Utilisation
Il existe deux explication possibles à cela :
- Votre navigateur bloque automatiquement les pop-ups. Un message vous en avertira et il vous faudra autoriser le site camping.webluma.com dans la liste des sites de confiance afin que les fenêtres s’ouvrent.
- La fenêtre est déjà ouverte mais elle est réduite ou en arrière-plan. Vérifiez la liste des fenêtres internet ouvertes dans votre barre des tâches de votre ordinateur.
Réservation / location
Une location vous permet d’enregistrer les informations relatives à un séjour pour un client physiquement présent sur votre camping. Seule une location vous permet d’émettre une facture au client.
Une réservation vous permet d’enregistrer les informations relatives à un séjour pour un client en prévision de son arrivée sur votre camping. Il existe deux sortes de réservations :
- option : type habituellement utilisé lorsque le client n’a pas versé d’acompte, visuellement repérable sur la cartographie avec la couleur jaune pâle.
- réservation : type habituellement utilisé lorsque le client a versé un acompte, visuellement repérable sur la cartographie avec la couleur grise. C’est le type le plus utilisé, notamment si vous ne percevez pas d’acompte de la part de vos clients.
Dans les deux cas, un devis peut être édité.
Vous devez rééditer la facture concernée :
- Cliquez sur le bouton Factures. La liste des factures s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier. La fiche de la facture s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Rééditer la facture. Un message de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur OK pour accéder à la fenêtre de réédition, vous permettant d’indiquer la date de réédition ainsi que le motif.
- Cliquez ensuite sur le bouton Valider, puis confirmer la réédition de la facture en saisissant le motif de la réédition.
- Fermez la fenêtre de confirmation puis retournez dans la liste des factures et cliquez sur la facture en réédition (ligne bleue).
La fiche de la location sélectionnée s’affiche dans une nouvelle fenêtre. - Modifiez les éléments souhaités (services, dates de séjour, nombre de campeurs, etc.) puis facturez à nouveau la location.
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement contenant la location à déplacer. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Changer d’emplacement. La fenêtre de changement d’emplacement s’affiche.
- Sélectionnez grâce au menu déroulant l’emplacement sur lequel vous souhaitez déplacer la location, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement d’emplacement.
Remarque : La manipulation est identique pour une réservation.
Vous avez la possibilité de changer l’emplacement d’une location même si elle a été clôturée :
- Cliquez sur le bouton Factures dans l’onglet Gestion du bandeau de gauche. La liste des factures s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier. La fiche de la location sélectionnée s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Changer d’emplacement. La fenêtre de changement d’emplacement s’affiche.
- Sélectionnez le nouvel emplacement dans la liste, puis cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel se recharge pour prendre en compte le changement d’emplacement.
- Depuis la cartographie, cliquez sur l’emplacement où se trouve la location ou réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter des campeurs. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Dans l’onglet Campeurs, cliquez sur le bouton Nouveau campeur. La fenêtre de création d’un campeur s’affiche.
- Saisissez les différentes informations relatives au groupe de campeurs.
- Cochez ensuite la case Créer un groupe de campeur, puis saisissez le nombre de campeurs que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le groupe de campeurs à la location. La liste des campeurs présents sur l’emplacement se met à jour automatiquement.
Pour ajouter un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement contenant la location à modifier. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires. La fenêtre d’ajout d’un emplacement s’affiche.
- Cochez le ou les emplacements supplémentaires à rajouter à la location, puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
Remarque : les emplacements grisés sont déjà occupés par d’autres locations et ne peuvent pas être sélectionnées.
Pour supprimer un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement contenant la location à modifier. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires. La fenêtre d’ajout d’un emplacement s’affiche.
- Décochez le ou les emplacements supplémentaires de la location (visibles en rouge), puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
Remarque : Les manipulations sont identiques pour une réservation.
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement contenant la location à modifier. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur *** Passer en réservation ***. Un message de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur OK pour repasser la location en réservation.
A) Si la réservation/location a été enregistrée sur un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement contenant la location pour laquelle vous souhaitez éditer un devis. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Aperçu de la facture. La fenêtre d’aperçu de facture s’affiche.
- Sélectionnez le tarif à appliquer à la location (journalier/forfait), puis cliquez sur le bouton Continuer.
- Le récapitulatif de la location s’affiche. Si tout vous semble correct, cliquez sur le bouton Imprimer. Un modèle de devis reprenant tous les éléments de la location s’affiche dans une nouvelle page.
B) Si aucune réservation/location n’a été enregistrée sur un emplacement :
- Cliquez sur le bouton Listes dans le bandeau de gauche, puis sur Devis. La liste des devis s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le bouton Nouveau devis. La fenêtre de création d’un devis s’affiche.
- Complétez les informations des différents onglets, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. La liste des devis créés pour le client choisi s’affiche.
- Dans cette liste, cliquez sur les dates de réservation/location souhaitées pour accéder à une fenêtre semblable à la gestion d’une réservation.
- Suivez les étapes 2 à 4 de la partie A pour éditer un devis.
Une période de garage mort est une période pendant laquelle un client laissera son véhicule ou sa caravane sur un emplacement en son absence. Ainsi, la tarification de l’emplacement, des campeurs et des services seront mis en suspens pour laisser place à la tarification du garage mort pendant toute la période renseignée.
Pour créer une période de garage mort sur une location :
- Sur la cartographie, cliquez sur l’emplacement où se trouve la location/réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter une période de garage mort. La fiche de la location s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Dans l’onglet G.M., cliquez sur le bouton Nouveau garage mort. La fenêtre de création d’un garage mort s’affiche.
- Sélectionnez le type de garage mort puis saisissez les dates de début et de fin de la période (comprise entre les dates du séjour de la location).
- Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter la période de garage mort à la location. Une fois la période de garage mort renseignée, le calcul des jours de présence des campeurs, la taxe de séjour, les services, etc. sont déduits du nombre de nuitées que compte la période de garage mort.
Réservation en ligne
Nous proposons un module complémentaire au logiciel permettant aux clients de réserver un emplacement directement en ligne.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter (support.camping@webluma.com)
Nous proposons une interface de liaison entre notre logiciel de gestion et les plateformes de réservations en ligne (Ctoutvert, Secure Holiday, OpenPro), permettant de récupérer automatiquement les éléments de réservations.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter (support.camping@webluma.com)
Les campings disposant d’un module de réservation en ligne ont la possibilité de paramétrer du paiement en ligne pour leurs clients afin de régler l’acompte ou la totalité du séjour.
Plusieurs banques et systèmes de paiement sont compatibles avec notre logiciel.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter (support.camping@webluma.com)
Facturation
Vérifiez que vos tarifs sont configurés pour la période concernées :
- Cliquez sur le bouton Paramétrage dans l’onglet Config.
- Vérifiez que les tarifs renseignés pour les types de location, les types de campeurs, les services, etc. sont renseignés pour l’année en cours.
- Dans le cas contraire, enregistrez manuellement les tarifs ou cliquez sur le bouton Renouveler les tarifs depuis le menu Paramétrage.
Pour réactiver une facture annulée, envoyez-nous votre demande de réactivation par e-mail à l’adresse suivante en précisant le numéro de facture concernée : support.camping@webluma.com
- Cliquez sur le bouton Factures dans l’onglet Gestion du bandeau de gauche. La liste des factures s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le numéro de la facture dont le paiement est à modifier. La fiche de la location liée à la facture s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur l’onglet Paiements, puis sur la date du paiement à modifier. La fenêtre de modification du paiement s’affiche.
- Modifiez la date de paiement et/ou la répartition du montant total selon plusieurs modes de règlement, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
- Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. La liste des factures s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le numéro de la facture pour laquelle le solde est négatif (en rouge). La fiche de la location facturée s’affiche.
- Dans l’onglet Paiements, cliquez sur la ligne du paiement à modifier.
- Retapez le montant indiqué en paiement différé dans un ou plusieurs autres modes de règlement, puis cliquez sur le b
Le paiement ainsi que la facture se mettent automatiquement à jour. - Depuis la liste des factures, vous pouvez également cliquer sur l’icône à droite du montant restant à payer (colonne Solde). Vous arriverez directement sur la page de modification du paiement.
- Cliquez sur le bouton Factures dans l’onglet Gestion du bandeau de gauche. La liste des factures s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le numéro de la facture à annuler. La fiche de la location liée à la facture s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l’action dans l’onglet Location, puis cliquez sur Annuler la facture. Un message de confirmation s’affiche.
- Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l’annulation, puis saisissez le motif d’annulation dans la fenêtre qui s’affiche.
- Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer le motif d’annulation. Un nouveau message de confirmation s’affiche.
- Cliquez enfin sur le bouton OK pour confirmer définitivement l’annulation de la facture.
Remarque : L’annulation d’une facture entraîne également la suppression du paiement associé. Le logiciel considérera alors que la location n’a pas eu lieu. Si vous souhaitez uniquement modifier un élément de la location, reportez-vous aux questions correspondantes dans la FAQ.
Un service de type « Réduction » est nécessaire afin de pouvoir l’appliquer à une location.
- Dans le paramétrage des tarifs, allez dans l’onglet Services et cliquez sur Créer un nouveau service. Une fenêtre de création de service s’affiche.
- Remplir le libellé avec le nom de la réduction, sélectionnez Tarif libre et cochez la case Réduction. Corrigez le taux de TVA nécessaire et indiquez dans le montant TTC -1,00€.
- Validez. Vous pouvez alors appliquer une réduction sur la location.
Comptabilité / Statistiques
Les acomptes enregistrés sur une location/réservation sont considérés comme des encaissements en date de leur enregistrement.
Il est donc tout à fait possible et normal que le total des encaissements sur une période donnée ne corresponde pas toujours au total des factures sur la même période.
Exemple : si un acompte est encaissé au mois de mai et que la facture correspondante est éditée au mois de juin, seul le solde de la facture sera comptabilisé dans les encaissements de juin.
La taxe de séjour est calculée en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations.
De ce fait, les services ou forfaits configurés autrement pour « simplifier les choses » ne seront pas pris en compte dans le récapitulatif de la taxe de séjour.
Deux récapitulatifs sont à votre disposition :
- La taxe de séjour facturée correspond au montant de taxe de séjour perçu en fonction des factures éditées sur la période choisie.
- La taxe de séjour récoltée correspond au montant théoriquement perçu chaque jour sur la période choisie en fonction du nombre de campeurs présents dans le camping.
Comme avec la taxe de séjour, les statistiques INSEE se basent sur l’occupation de votre camping en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations, notamment la nationalité, afin d’obtenir une répartition la plus juste possible.
Paramétrage
- Cliquez sur le bouton Paramétrage dans l’onglet Config.
- Cliquez sur le bouton Utilisateurs.
La fenêtre de gestion des utilisateurs s’affiche. - Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur.
La fenêtre de création d’un utilisateur s’affiche. - Saisissez l’identifiant ainsi que le mot de passe souhaités, puis sélectionnez un niveau de droit :
- Consultation – l’utilisateur peut consulter les informations des locations, des clients, etc. mais ne peut rien créer ni modifier.
- Gestion – l’utilisateur a les mêmes droits que la Consultation et peut également créer des locations, clients, factures, etc. mais ne peut pas modifier des éléments de paramétrage.
- Administration – l’utilisateur a les mêmes droits que la Gestion et peut également créer et modifier des éléments de paramétrage.
- Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouvel utilisateur.
La liste des utilisateurs se met à jour automatiquement.
Remarque : Si l’identifiant choisi est déjà utilisé par vous ou un autre client, le champs s’affichera en rouge.
Pour ajouter un emplacement :
- Dans l’onglet Configuration du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Edition du plan .
L’interface de gestion des emplacements s’affiche. - Cliquez sur Création puis sélectionnez le type d’emplacement et saisissez le numéro à lui attribuer.
- Cliquez ensuite sur la cartographie pour faire apparaître un point, puis créez d’autres points afin de dessiner la forme de l’emplacement voulu. Terminez en cliquant sur le point d’origine afin de boucler la forme de l’emplacement.
- Une fois l’emplacement créé, cliquez sur le bouton Enregistrer du bandeau de gauche pour ajouter l’emplacement sur la cartographie.
- Répéter l’opération autant de fois que vous avez d’emplacements à ajouter.
Pour modifier un emplacement :
- Sur l’interface de gestion des emplacements, cliquez sur Modification puis cliquez sur l’emplacement à modifier sur la cartographie.
L’emplacement sélectionné apparaît en rouge. - Modifiez les informations désirées (type, numéro, position des points), puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
- Répétez l’opération pour chaque emplacement à modifier.
Pour supprimer un emplacement :
- Sur l’interface de gestion des emplacements, cliquez sur Modification puis cliquez sur l’emplacement à supprimer sur la cartographie.
L’emplacement sélectionné apparaît en rouge. - Cliquez sur le bouton Supprimer dans le bandeau de gauche.
Un message de confirmation s’affiche. - Cliquez sur le bouton Valider pour supprimer l’emplacement.